Comment importer un document RH dans la GED

Ce guide vous explique comment déposer et classer un document dans la GED RH (gestion électronique des documents), en tant que gestionnaire : contrats, attestations, pièces d'identité, etc., rattachés à un salarié.

Prérequis : un compte Opérationnel (ou Dirigeant) avec accès à l'univers RH, et au moins un salarié au registre.

Importer un document

1. Ouvrir la GED RH

Depuis l'univers RH, cliquez sur « GED RH » dans le menu de gauche.

2. Ajouter un document

La liste des documents s'affiche. Cliquez sur « Ajouter ».

3. Choisir le salarié

Une fenêtre « Sélectionner un salarié » s'ouvre. Cliquez sur le salarié concerné (ici Karim BENALI).

4. Renseigner et déposer le document

La fenêtre « Ajouter des documents » s'ouvre : choisissez la Catégorie (par exemple « Autres documents »), déposez le fichier (PDF ou image, jusqu'à 3 fichiers) et vérifiez la date de référence. L'option « OCRiser les documents » permet à l'IA de lire et classer automatiquement le document ; décochez-la pour un import direct.

5. Enregistrer

Cliquez sur « Enregistrer ».

6. Vérifier

Le document apparaît dans la table (code, salarié, catégorie, fichier).

7. Gérer les documents en masse

Cochez un ou plusieurs documents pour faire apparaître « Actions en masse » : valider, invalider, autoriser l'accès au salarié, masquer, relancer l'OCR, télécharger ou supprimer.

Notes

• OCR (lecture par l'IA) : laissée cochée, l'IA extrait et classe le document (l'ajout se fait alors après traitement) ; décochée, le document est enregistré immédiatement.
• Autoriser l'accès au salarié : un document n'est visible par le salarié (dans son espace) que s'il a été autorisé (action de masse « Autoriser l'accès au salarié »).
• Deux vues : la GED s'affiche en Tableau (liste filtrable) ou en Classique (grille par catégorie), au choix.